1. Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – został stworzony w celu usprawnienia procesu generowania i udostępniania faktur o strukturze danych. KSeF integruje systemy fakturowania i księgowości, umożliwiając przesyłanie faktur sprzedaży przez ten system.

Wprowadzenie KSeF ma na celu usprawnienie operacyjne, ale także promowanie jednolitej i spójnej struktury danych w obszarze faktur. Ta centralizacja procesów rzekomo przyczynia się do efektywniejszej kontroli transakcji handlowych, a także ma poprawiać transparentność w kontekście rozliczeń finansowych. Czy aby na pewno…? W teorii ładnie to brzmi jednak jeśli przechodzimy do praktyki to często systemy rządowe po prostu nie działają i co miało nam ułatwić życie jednak nam utrudnia.

2. Jakie dokumenty podlegają KSeF, a jakie nie?

Oprócz standardowych faktur VAT do KSeF będą przekazywane inne dokumenty możliwe do wystawienia przez sprzedawców oraz do pobierania ich przez nabywców:

• Faktura korygująca – KSeF ma obsługiwać również faktury korygujące do faktur ustrukturyzowanych, umożliwiając kompleksowe zarządzanie korektami transakcji za pośrednictwem systemu.
• Faktura VAT RR – może być wystawiana przy akceptacji dostawcy za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, co wprowadza efektywną elektroniczną procedurę w przypadku tego specyficznego rodzaju fakturowania.
• Faktura zaliczkowa – zgodnie z wymogami, przedsiębiorcy korzystający z KSeF powinni starannie dokumentować każdą otrzymaną zaliczkę na poczet przyszłej sprzedaży towarów lub usług, co umożliwi pełną kontrolę nad finansami firmy.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) przewiduje szereg ograniczeń, mających na celu dostosowanie się do różnorodnych sytuacji występujących w praktyce biznesowej, z związku z tym poniższe dokumenty nie podlegają KSeF:

• Faktura proforma - KSeF nie uwzględnia faktur proforma, ponieważ nie są one uznawane za faktury VAT. Wystawianie ich nie jest przewidziane w ramach KSeF.
• Noty korygujące - w systemie KSeF nie będzie możliwości wprowadzenia faktury korygującej, co zobowiąże przedsiębiorców do dokładniejszego podejścia do wystawianych dokumentów.
• Duplikaty faktur – za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur faktury będą przechowywane w systemie przez okres 10 lat o zapewnia skuteczne archiwizowanie i dostęp do dokumentacji bez konieczności ręcznego wystawiania duplikatów.
• Faktura od zagranicznego dostawcy - KSeF nie obejmuje raportowania faktur od dostawców zagranicznych. System koncentruje się na transakcjach dokonywanych w kraju.
• Faktury konsumenckie (B2C) - Faktury B2C nie są objęte KSeF, wystawienie ich będzie nadal możliwe, na przykład przy użyciu kasy fiskalnej.

3. KSeF od kiedy? Dobre wiadomości…

Obecnie Krajowy System e-Faktur (KSeF) funkcjonuje jako rozwiązanie dobrowolne, dając przedsiębiorcom możliwość wyboru, czy chcą wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF, czy też preferują tradycyjne formy, takie jak faktury papierowe lub elektroniczne w formie pliku PDF.

Pierwotnie zgodnie z wprowadzonymi zmianami, obowiązek korzystania z KSeF miał stać się obligatoryjny dla wszystkich czynnych podatników VAT od 1 lipca 2024 roku

Jednak, zgodnie z informacjami przekazanymi przez Ministra Finansów Andrzeja Domańskiego, podjęło decyzję o nieobowiązywaniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od lipca 2024 roku. Powodem tej decyzji są istotne błędy wykryte w wstępnych analizach dotyczących kodu, funkcjonalności systemu i jego wydajności. Minister Finansów podkreślił, że te błędy uniemożliwiają skuteczne wdrożenie KSeF. Całe szczęście….

Obecnie nie podano nowego wiążącego terminu wprowadzenia obowiązkowego fakturowania za pośrednictwem KSeF. Nowy termin ma być uzależniony od przeprowadzenia audytów, które pozwolą na ocenę poprawności i funkcjonalności systemu. Ostateczny termin zostanie ustalony w oparciu o wyniki tych analiz.